Privacyverklaring

Persoonsgegevens en veiligheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens die Cavance verwerkt van klanten, zakelijke relaties, prospects, partners, websitebezoekers en personen die via onze communicatiekanalen contact met ons hebben. Wij respecteren je privacy en verwerken persoonsgegevens zorgvuldig, doelgericht en passend beveiligd.

1. Bedrijfsgegevens

Cavance is een handelsnaam van Cavance B.V., gevestigd aan Rijsdijk 72, 3161 EW Rhoon, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97039748. Voor vragen over privacy of deze verklaring kun je contact opnemen via support@cavance.nl of +31 10 307 2614.

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van hoe je met Cavance in contact komt, kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Voor- en achternaam, bedrijfsnaam, functie en vestigingsplaats.
• E-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.
• Bestel-, betaal-, factuur- en verzendgegevens.
• IP-adres, cookiegegevens en websitegedrag, voor zover toegestaan en van toepassing.
• Informatie die je zelf verstrekt via formulieren, e-mail, telefoon of andere contactkanalen.
• Zakelijke communicatiegegevens uit sociale en messagingkanalen, waaronder Instagram en -wanneer van toepassing – WhatsApp: accountnaam/handle, platform- of gebruikers-ID, berichtinhoud, datum en tijd, verzender en ontvanger, en eventuele bijlagen.
• CRM- en relatiegegevens, zoals de relatie met een bedrijf of contactpersoon, contacthistorie, opvolgacties en interne zakelijke notities.
• Technische log- en integratiegegevens die nodig zijn om koppelingen veilig en betrouwbaar te laten functioneren, bijvoorbeeld provider-event-ID’s, foutcodes en verificatiegegevens.
• Publiek beschikbare zakelijke informatie wanneer dat nodig is voor B2B-relatiebeheer of acquisitie, bijvoorbeeld informatie op een bedrijfswebsite of openbaar bedrijfsprofiel

Wij proberen geen bijzondere persoonsgegevens te verzamelen via normale zakelijke communicatie. Stuur dergelijke informatie alleen wanneer dat noodzakelijk is.

3. Waar komen gegevens vandaan?

• Rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld bij een bestelling, aanvraag, gesprek of bericht.
• Via onze website, webshop en formulieren.
• Via zakelijke communicatieplatforms die je gebruikt om met Cavance te communiceren, zoals
  Meta/Instagram.
• Uit publieke zakelijke bronnen wanneer dat relevant is voor B2B-relatiebeheer of acquisitie.
• Van dienstverleners die namens Cavance technische, betaal-, verzend- of administratieve diensten
  leveren.
  

4. Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

• Het verwerken van bestellingen, betalingen, leveringen en retouren.
• Het beantwoorden van vragen, serviceverzoeken, partneraanvragen en zakelijke berichten.
• Het beheren van klant-, prospect- en partnerrelaties in ons CRM- en communicatiesysteem (CSOS).
• Het opvolgen van zakelijke contacten en verkoopkansen en het plannen van passende
• vervolgstappen.
• Het behouden van relevante communicatiecontext over verschillende kanalen heen, zodat
• gesprekken correct en efficiënt kunnen worden voortgezet.
• Het verzenden van serviceberichten en, alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat,
• commerciële communicatie of nieuwsbrieven.
• Het verbeteren van onze website, dienstverlening, processen en communicatie.
• Het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van misbruik en het oplossen van technische
• fouten.
• Het voldoen aan administratieve, fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:

• De uitvoering van een overeenkomst of handelingen die nodig zijn voordat een overeenkomst wordt gesloten.
• Een gerechtvaardigd belang van Cavance, bijvoorbeeld voor normaal B2B-relatiebeheer, opvolging van zakelijke contacten, beveiliging en verbetering van onze dienstverlening, waarbij wij de belangen en privacy van betrokkenen meewegen.
• Een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten.
• Toestemming, wanneer toestemming wettelijk vereist is, bijvoorbeeld voor bepaalde marketing- of cookieactiviteiten. Gegeven toestemming kan altijd worden ingetrokken.

6. CSOS, communicatiekanalen en AI-ondersteuning

Cavance gebruikt een intern CRM- en communicatiesysteem (CSOS) om zakelijke relaties, communicatie en opvolging te beheren. Wanneer je via een gekoppeld zakelijk kanaal met Cavance communiceert, kan relevante communicatie in CSOS worden opgeslagen zodat het gesprek en de relatie zorgvuldig kunnen worden opgevolgd.

Wij kunnen AI-ondersteunde functies gebruiken om informatie te structureren, samen te vatten, te classificeren, te onderzoeken of concepten voor opvolging op te stellen. Deze functies ondersteunen medewerkers; wezenlijke beslissingen over relaties, klantstatus of commerciële opvolging worden niet uitsluitend op basis van een automatisch systeem genomen. Cavance blijft verantwoordelijk voor de verwerking en streeft naar dataminimalisatie.

7. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen. Afhankelijk van de dienst kunnen onder meer de volgende categorieën partijen betrokken zijn:

• Mollie voor betalingsverwerking.
• PostNL voor de bezorging van bestellingen.
• Jortt voor boekhouding en administratie.
• Google voor website-analyse, voor zover toegestaan via de gekozen cookie-instellingen.
• Cookiebot voor het beheren van cookievoorkeuren.
• Meta voor communicatie via diensten zoals Instagram en, wanneer van toepassing, WhatsApp.
• Supabase en andere hosting-, database-, beveiligings- of infrastructuurleveranciers die wij voor
• CSOS en onze digitale systemen inzetten.
• Software- en AI-dienstverleners die Cavance inzet voor geautoriseerde ondersteuning van
• bedrijfsprocessen, voor zover persoonsgegevens daarbij noodzakelijk worden verwerkt.

Waar nodig sluiten wij passende verwerkersafspraken en beperken wij toegang tot de gegevens die
voor de betreffende dienst noodzakelijk zijn.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologie- of platformleveranciers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dit gebeurt, zorgen wij waar vereist voor een passende wettelijke grondslag en waarborgen voor de doorgifte, bijvoorbeeld door gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander geldig doorgiftemechanisme.

9. Cookies en tracking

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Bij het eerste bezoek aan onze website kun je via de cookiebanner je voorkeuren instellen. Niet-noodzakelijke cookies worden alleen geplaatst wanneer daarvoor toestemming is vereist en deze toestemming is gegeven. Zie onze cookie-informatie op de website voor meer details.

10. Nieuwsbrieven en direct marketing

Nieuwsbrieven worden alleen verstuurd wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Voor emailnieuwsbrieven aan consumenten gebruiken wij in beginsel opt-in. Afmelden kan via de afmeldlink of via support@cavance.nl. Voor zakelijke communicatie kunnen wij binnen de grenzen van de wet contact opnemen op basis van een gerechtvaardigd belang; je kunt daar altijd bezwaar tegen maken.

11. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde noodzaak tot langere bewaring bestaat. Daarbij hanteren wij in ieder geval de volgende uitgangspunten:

• Financiële en fiscale administratie wordt bewaard gedurende de wettelijk vereiste termijn.
• Bestel- en klantgegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor de overeenkomst, service, garantie, administratie en eventuele rechtsvorderingen.
• CRM- en communicatiegegevens van zakelijke contacten worden periodiek beoordeeld en verwijderd of geanonimiseerd wanneer zij niet langer relevant of noodzakelijk zijn.
• Technische beveiligings- en foutlogs worden zo kort mogelijk bewaard, passend bij beveiliging, diagnose en fraudepreventie.

12. Jouw privacyrechten

Je kunt, voor zover de AVG dit in jouw situatie geeft, gebruikmaken van de volgende rechten:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken.
• Correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van persoonsgegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen, waaronder direct marketing.
• Overdracht van persoonsgegevens (dataportabiliteit) wanneer dit recht van toepassing is.
• Intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

Stuur een verzoek naar support@cavance.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij aanvullende informatie vragen om je identiteit of relatie tot de betreffende gegevens te verifiëren. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Verwijderen van gegevens uit gekoppelde communicatiekanalen

Je kunt een koppeling met een platform, voor zover het platform die mogelijkheid biedt, intrekken via de instellingen van dat platform. Het intrekken van platformtoegang stopt toekomstige toegang, maar verwijdert niet automatisch alle persoonsgegevens die Cavance al rechtmatig heeft ontvangen en opgeslagen. Wil je dat wij gegevens uit onze eigen systemen verwijderen, volg dan de instructies op onze pagina voor gegevensverwijdering of neem contact op via support@cavance.nl.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of misbruik. Voorbeelden zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, veilige opslag van geheime sleutels en tokens, logging en gecontroleerde autorisaties.

15. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. Op cavance.nl staat steeds de meest actuele versie. Laatst bijgewerkt: augustus 2026